Overal en altijd bereikbaar zijn is tegenwoordig de norm. Communicatie is alomvattend geworden en we kunnen niet meer zonder. De laatste jaren is de communicatie tussen de consument en bedrijven veranderd.  Bedrijven zijn 24/7 bereikbaar via email, facebook, twitter en whatsapp. Klanten sturen net zo eenvoudig berichten naar bedrijven als naar vrienden.

 

Contact opnemen met bedrijven is zó eenvoudig geworden dat klanten ook hogere verwachtingen hebben van de bereikbaarheid van bedrijven. Deze verandering vraagt om een andere inzet van telecommunicatie. Bellen en gebeld worden blijft een ontzettend belangrijk facet voor bedrijven. De telefonische bereikbaarheid zo efficiënt mogelijk inrichten is bij bedrijven toch vaak een ondergeschoven kindje. Een van de belangrijkste onderdelen in efficiënte telefonische bereikbaarheid is een goed belplan, of schema. Dit bepaalt hoe uw klant wordt geholpen en uiteindelijk een beeld vormt van uw merk.

Een belplan opstellen

 

Ga bij de opmaak van je belplan (belschema) in de positie staan van een klant. Als je bijvoorbeeld een probleem hebt of je wilt extra informatie over een product of dienst, wat vind je dan een prettige wijze om geholpen te worden? Vind je het prettig om lang in een wachtrij te staan? Of om van het kastje naar de muur gestuurd te worden? Of dat je jouw eigen accountmanager niet kunt bereiken? Uiteraard is dit allemaal onprettig. Het is daarom goed om kritisch naar je eigen telecom omgeving te kijken. Hoe richt je nu je communicatie optimaal in?

 

Mogelijkheden voor een optimale communicatie

 

Een aantal voorbeelden zijn het instellen van verschillende wachtrijen per onderwerp of afdeling. Dit kun je inregelen door een IVR-menu, oftewel keuzemenu, in te stellen.

Ook is het mogelijk om inkomende gesprekken automatisch door te zetten naar de juiste persoon wanneer een telefooncentrale het nummer herkent van de klant. Diegene hoeft dan niet het hele menu door, maar wordt direct doorgeschakeld naar zijn of haar contactpersoon.

Een ander groot voordeel is het bereikbaar zijn via één centraal telefoonnummer, zowel op het vaste toestel als op de smartphone, men noemt dit vast mobiel integratie. Een accountmanager is dan bijvoorbeeld ook onderweg bereikbaar via het centrale nummer en kan dan doorverbinden met collega’s wanneer nodig is.

Kortom een goed belschema of belplan helpt je jouw telefonie optimaal in te zetten voor je bedrijf. Voclarion heeft VoIP Checklist gemaakt waar je kunt vinden hoe je een VoIP telefooncentrale kunt aanschaffen en waar je op moet letten. Dit document is handig als je jouw zoektocht start naar een nieuwe telefooncentrale.